Законопроект о формирование архивов нотариальных документов принят Госдумой РФ в третьем чтении. По замыслу авторов законопроекта хранение и доступ к архивам, а также финансовые расходы, связанные с их содержанием, должны будут обеспечивать нотариальные палаты субъектов РФ. В перспективе данная мера не только снизит нагрузку на судебную систему в части дел, связанных с установлением юридически значимых фактов, но и повысит уровень сохранности архивных документов и облегчит процесс поиска и восстановления требуемых бумаг.
Первыми, кто ощутит действие новой системы хранения архивных нотариальных документов, станут просты граждане. Поскольку после введения новшества при необходимости восстановить тот или иной архивный документ или получить архивную справку, заявителю не придётся самостоятельно расследовать - в ведение какого именно нотариуса может находится искомый архив. Вся информация будет находится в централизованном архиве региональной нотариальной палаты, куда документы будут собираться из всех нотариальных контор, после истечения срока хранения. Получить архивную копию можно будет, как в бумажном, так и в электронном виде. Порядок направления документов в региональный архив, а также выдача их заявителям установлен тем же законопроектом. Существенным фактором является то, что архивный копии, выданные региональной нотариальной палатой, будут приравниваться к дубликату документа.
Константин Корсик – президент Федеральной нотариальной палаты, следующим образом прокомментировал законопроект:
«Новый порядок позволит усовершенствовать систему нотариального делопроизводства, ускорить поиск и восстановление сведений, поможет оптимизировать и грамотно распределить имеющиеся у нотариата ресурсы. В масштабе правовой системы новелла поможет снизить нагрузку на суды, сократится число дел об установлении юридически значимых фактов»
Кроме того, нотариусам отныне не придётся хранить массивный бумажные архивы у себя в конторах, выделяя под них дополнительные площади и расходуя средства на их содержание. Напомним, что финансирование данного проект нотариат осуществляет исключительно за свой счёт. В данном случае финансовая нагрузка ложится не на самих нотариусов, а на региональные нотариальные палаты.
Несмотря на повсеместную цифровизацию нотариата и тот факт, что каждый нотариальный акт вносится в Единую информационную систему нотариата, акт остаётся в архиве нотариуса в том числе в бумажном виде. Существует целый перечень документов, которые поступают в архив нотариуса на бессрочное хранение, например, брачные договора, документы по сделкам с недвижимым имуществом, наследственные дела и т.д. В случае если оригинал документа, находившийся на руках у гражданина утерян или повреждён, человек может обратиться к архиву, скажем, чтобы подтвердить своё право на владение каким-либо имуществом. Когда нотариус по тем или иным причинам прекращает профессиональную деятельность, доступ к его архиву сохраняется. Архив сложившего полномочия нотариуса передаётся на ответственное хранение другому нотариус, который может обеспечить содержание архива в соответствии с нормативными требованиями. После того как законопроект вступит в силу, такие переданные ранее архивы, также поступят в ведение региональных нотариальных палат.
