Развитие системы электронного документооборота, получившее толчок в последние два года, приносит видимые плоды. Федеральная налоговая служба приводит статистику, согласно которой за 2022 год в ведомство для электронной регистрации бизнеса поступило на 80% обращений больше, чем в предыдущем году. При этом значительное число обращений совершается через нотариальные конторы. Граждан привлекает надёжность, скорость и безопасность этого способа регистрации юрлица или ИП.
Нотариус принимает у заявителя пакет документов, снимает цифровые копии, удостоверяя равнозначность, и направляет их в ФНС. По данным Федеральной нотариальной палаты, за 2022 год нотариусы удостоверили более 600 тыс. подписей на различных заявлениях ИП и юрлиц для налоговой инспекции. В рейтинге популярности заявления о регистрации нового юридического лица или индивидуального предпринимателя стоят на первых местах. Кроме того, с 2021 года действует упрощённый порядок — передача нотариусом соответствующего заявления в ФНС является обязательным действием при свидетельствовании на нём подлинности подписей учредителей. За 2022 год в нотариальных конторах заверено порядка 91 тыс. таких заявлений. При этом отправка электронных копий документов в ФНС входит в саму услугу по удостоверению, т. е., не требует отдельной оплаты и осуществляется в тот же день.
Прежде всего подобный формат взаимодействия ведёт к значительной экономии времени, поскольку предпринимателю не нужно самостоятельно ехать в налоговую инспекцию или нанимать для этой цели курьера. Кроме того, данная нотариальная услуга не предусматривает географическую привязку к месту регистрации юрлица. Предприниматель может обратиться в любую нотариальную контору на территории РФ, откуда документы будут направлены в нужное отделение ФНС по защищённым каналам связи. Также не имеет значения наличие у гражданина УКЭП, т. к., нотариус ставит на документы собственную усиленную квалифицированную электронную подпись.
При направлении заявления через нотариуса, процесс регистрации занимает не более трёх дней. Готовые документы заявитель может получить на собственную электронную почту либо у нотариуса. При этом нотариус, по желанию заявителя, может перевести документы в бумажный вид. Данное действие оплачивается отдельно, но не облагается государственной пошлиной.
Особо востребованы услуги по взаимодействию с ФНС через нотариуса среди компаний с сетевой структурой. Открытие нового филиала в соседнем регионе или городе, естественно, предполагает передачу решения участников юрлица в налоговую службу. Также к нотариусам обращаются в том случае, если учредители компании находятся в разных и достаточно удалённых друг от друга городах. Скажем, двое в Новосибирске, один в Москве. В этом случае нотариус Новосибирска проводит удостоверение подлинности подписи участников и направляет документы в Москву. Столичный нотариус удостоверяет подпись третьего участника общества и направляет документы в ФНС.
Отметим также и то, что регистрацией нового юридического лица взаимодействие предпринимателей с налоговой инспекцией посредством нотариуса не ограничивается. При осуществлении активной деятельности в компании происходят изменения - смена гендиректора, адреса или увеличении уставного капитала, их необходимо регистрировать в публичных реестрах ЕГРЮЛ и ЕГРИП. За прошлый год нотариусы засвидетельствовали почти 517 тыс. подписей на подобных заявлениях. Порядка 240 тыс. подобных заявлений были переданы в налоговую службу. Тут процедура несколько отличается, заявителю необходимо сделать дополнительный запрос. В 2022 году предприниматели проявляли особую активность в этом отношении в марте, апреле - 22 219 и 22 760 заявлений и в декабре - 23 077 переданных заявлений.
Стоит сказать, что взаимодействие бизнеса с ФНС практически полностью может осуществляться через нотариальную контору. Например, при удостоверении решения общего собрания участников ООО, предприниматели получают поддержку нотариуса в формате «одного окна», т.е. нотариус совершает сразу три действия: свидетельствование достоверность принятого решения и состава участников, удостоверение подлинности подписи на заявлении о внесении соответствующих изменений в реестр и направление электронных копий документов в ФНС.
Собственно, услуга по передаче документов через нотариальную контору не ограничивается взаимодействием только с налоговой. Точно также документы можно передавать другим юридическим и физическим лицам. Чем граждане активно пользуются. За 2022 год нотариусы совершили более 3 тыс. действий по перенаправлению документов. Большая часть которых пришлась на первый квартал 2022 года. Речь идёт в том числе о передаче документов для суда, сведений в Федресурс в случае ликвидации предприятия, заявлений о расторжении контракта либо выплате денежной компенсации, доверенности от участника общества с полномочиями участвовать от его имени в собрании, голосовать по вопросам повестки и т. п. Например, для заключения корпоративной сделки юрлицу нужно направить в другой город правоустанавливающие документы. Для этого достаточно обратиться к нотариусу за услугой по конвертации их в электронный вид с удостоверением равнозначности и отправкой адресату по месту его пребывания. Также нотариус может дополнительно зафиксировать факт исполнения обязательства, если по тем или иным причинам для исполнителя важна дата передачи документов.
Отдельно стоит сказать о такой услуге как передача через нотариуса бумажных документов. Такая услуга может потребоваться, когда один из участников общества хочет продать свою долю в уставном капитале. По закону он обязан в первую очередь известить о своём намерении совладельцев через отправку нотариально удостоверенной оферты. При этом просто передать документы лично в руки не всегда возможно. Известен случай, когда директор и бухгалтер корпорации игнорировали запросы участника общества. Участник обратился к нотариусу с просьбой передать его заявление лично, по юридическому адресу компании. Несмотря на то, что и там документы у нотариуса принимать отказались, участник впоследствии смог использовать этот факт в суде, т. к., отказ был зафиксирован нотариусом в специальном свидетельстве.
Не стоит забывать и о том, что роль нотариуса не сводится к роли курьера или почтальона. Нотариус проводит правовую экспертизу документов, даёт устные консультации, может дать совет или обратить внимание на некий нюанс или правовой аспект, что особенно актуально для ИП и небольших компаний, в штате которых нет юриста.
