Иногда возникают ситуации, когда срочно необходим документ, который был давно утерян, или о существовании которого вы даже не знали. Как быть в таком случае? Если документ оформлялся или удостоверялся у нотариуса, то можно быть уверенным в том, что вы сможете подучить его дубликат когда угодно, независимо от того сколько времени назад было обращение к нотариусу. Нотариальные архивы полезны и весьма востребованы. За прошлый год было запрошено почти 65 тысяч дубликатов, а за минувшие восемь месяцев этого года уже выдали около 35 тысяч. Часто получение дубликата из архива спасает сделку от срыва.
Достаточно часто возникают проблемы с получением документов из государственных реестров — документы достаточно быстро уходят в архив или попросту отсутствуют. А поиск его в государственных архивах обычно занимает длительное время и, возможно, нужно будет сделать множество запросов. Процедура получения документа из архива нотариуса значительно проще. Чтобы найти необходимый документ, связанный со сделкой, нужно всего лишь знать фио нотариуса, удостоверявшего ее. А если необходим документ, связанный с наследством, то его также найти, используя фио наследодателя и его последнее официальное место жительства.
Данные архива не будут утеряны даже в том случае если, хранивший его нотариус прекратит свою деятельность. В таких случаях перемещение архива согласовывается с нотариальной палатой, и он передается Минюстом РФ на ответственное хранение нотариусу, имеющему возможность его содержать. Условия по содержанию архива должны строго соответствовать нормативным требованиям. Узнать, у кого сейчас находится архив определенного нотариуса можно, ознакомившись с приказами Минюста, которые опубликованы в открытом доступе.
Архивы финансируются из собственных средств нотариуса, поэтому выдача дубликатов и справок из него - это отдельное нотариальное действие. Также важным моментом является то, что если один нотариус выдает документ из чужого архива, то ответственности за данные, содержащиеся в нем, он не несет, потому что документ удостоверен другим нотариусом.
6 лет назад была запущена Единая информационная система нотариата и вместе с ней нотариат приступил к созданию общего цифрового архива нотариальных документов. Ведь теперь любая операция, совершенная нотариусами, заносится в ЕИС. Это позволяет нотариусам, госрегистраторам и другим сотрудникам гос органов по одному запросу проверить документ и выявить подделку, если физическая версия была отредактирована мошенниками.
В ближайшее время процесс получения документов из нотариальных архивов станет еще проще. Был разработан и внесен на рассмотрение законопроект, предполагающий создание нотариальными палатами централизованных архивов во всех субъектах РФ. Нотариусы будут отправлять в них все документы, у которых вышел регламентированный период хранения. В случае одобрения законопроекта архивы будут содержаться за счет средств нотариальной палаты, а не отдельными нотариусами, как это происходит сейчас. Законопроект, в том числе, регламентирует правила выдачи документов из нотариального архива. Для их получения необходимо будет обратиться в региональную нотариальную палату, а не к определенному нотариусу.
